باعنایت به هماهنگی های انجام شده مبنی بر اینکه مسئولیت و مدیریت سه پایگاه راهنمایی و امداد گمشدگان کاظمین و همچنین انجام کارهای فرهنگی در سایت کاظمین در موسم اربعین سالجاری بر عهده مدیریت حج وزیارت خراسان جنوبی واگذار شده است، لذا بدین منظور جلسه هماهنگی خادمین افتخاری اربعین حسینی (ع) استان خراسان جنوبی با حضور مدیر حج و زیارت استان و تعدادی از خادمین افتخاری در روز دوشنبه مورخ 23 مردادماه ۱۴۰۲ در محل دفتر مدیریت برگزار شد. در این جلسه حسین دستگردی مدیر حج وزیارت استان ضمن گرامیداشت یاد و خاطره شهدا، گزارشی از اقدامات مدیریت درخصوص نحوه انتخاب، اعزام، اسکان خادمین و همچنین برنامه ریزی برای انجام هرچه بهتر خدمات در شهر کاظمین در موسم اربعین ارائه داد. سپس هریک از اعضای شرکت کننده نظرات و پیشنهادات خود را بیان نمودند.