پیرو دعوت قبلی، جلسه هماهنگی و هم اندیشی پیرامون برنامه های استانی حج تمتع با حضور آقای نوفرستی مدیر حج و زیارت استان، حجت الاسلام اوحدی مسئول دفتر نمایندگی ولی فقیه در حج و زیارت استان، همکاران مدیریت و مدیران کاروان و مجموعه حج تمتع 98 در روز سه شنبه مورخ 21/12/97 ساعت 8:30 صبح در محل سالن جلسات حج و زیارت استان برگزار گردید. در این جلسه که با تلاوت آیاتی از کلام ا... مجید آغاز شد ابتدا آقای نوفرستی مدیر حج و زیارت استان ضمن خیرمقدم به مدعوین و یادآوری روز بزرگداشت شهدا به ضرورت برگزاری جلسه هماهنگی اشاره و بیان داشتند نگاه به حج و زیارت نباید نگاه شغلی و صنفی باشد و میبایست بعنوان یک فرصت مناسب که نصیب بعضی عزیزان میشود جهت خودسازی و کسب ارزشهای اخلاقی تلاش نمود. ایشان بعد از رضایت خدا، شاخص رضایت زائر را در انجام امور مجموعه و کاروانها را مهم برشمردند که بدون رضایتمندی، توفیق چندانی حاصل نمیگردد. آقای نوفرستی به حفظ اهمیت ارتباط مستمر با زائرین اشاره و با توجه به اقدامات مناسب برخی کاروانهای سال گذشته جهت عدم قطع ارتباط با زائرین پس از سفر بصورت برگزاری جلسات کاروانی و...  از مدیران خواستند با توجه به برکات این امر در زائرین و جامعه نظیر افزایش رضایتمندی، شکل گیری اجتماعات معنوی و انس و الفت، این امر محدود به زمان ثبت نام و بازگشت از سفر نباشد. ایشان یکی از انتظارات از مدیران کاروان و مجموعه را پیگیری انجام ابتکارات و کارهای جدید در حوزه کاروان و مجموعه برای بهبود فرایندها در انجام وظایف ذکر نمودند.آقای نوفرستی در ادامه توضیحاتی در خصوص نحوه انتخاب عوامل کاروانها و آزمونهای ارتقا و مصاحبه بیان داشتند. در ادامه حاج آقا اوحدی توضیحاتی را در خصوص لیست روحانیون،معین و معینه های کاروانهای حج 98 ارائه نمودند و از مدیران خواستند در خصوص سوابق روحانیون در صورت نیاز اطلاعات لازم از دفتر بعثه استان گرفته شود. ایشان همچنین با توجه به تاکید نماینده محترم ولی فقیه به لزوم حضور روحانیون،معین و معینه ها در کلیه جلسات اشاره و افزودند برای کاروانهای شهرستانها در شبهای ماه مبارک رمضان یک جلسه رمضانیه پیش بینی خواهد شد. سپس آقای کریم پور از مدیران مجرب توضیحاتی در خصوص اقلام مورد نیاز زائرین و اقدامات صورت گرفته در سال گذشته توضیحات لازم را ارائه و تاکید بر انجام قرارداد تهیه اقلام قبل از سال نمودند. پس از توضیحات ارائه شده توسط همکاران و تبادل نظر مدیران کاروان و مجموعه مواردی جهت اجرا توسط مدیران کاروانها و مجموعه مصوب گردید.