دبیرخانه ستاد هماهنگی مبارزه با مفاسد اقتصادی به عنوان نهاد پشتیبان سامانه فواد ۱۲۸، مسئول دریافت، بررسی و ارجاع گزارش ها به مراجع ذیربط است.
دسترسی به سامانه فواد ۱۲۸:
دسترسی به سامانه از طریق شماره گیری کد دستوری، پیامک، تلفن ثابت و وب سایت امکان پذیر است. به همین دلیل، سهولت استفاده و تنوع روش های ارتباطی، یکی از مزایای اصلی فواد ۱۲۸ به شمار می رود. سامانه فواد ۱۲۸ در روزهای کاری، از ساعت ۷ صبح تا ۱۷ عصر و همزمان با ساعات فعالیت دستگاههای اجرایی، آماده دریافت تماس‌های مردمی و پاسخگویی به مشکلات خواهد بود.
مزایای سامانه فواد ۱۲۸ :
ثبت شکايت فوری و ارجاع آن به واحد رسيدگی در دستگاه اجرايی مربوطه بدون نياز به مراجعه حضوری
احراز هويت سريع و دقيق شهروند از طريق سامانه شاهکار و صدور کد رهگيری پيامکی
پيگيری شکايت توسط فواد تا مرحله پاسخ نهايی به فرد تماس گيرنده
بررسی شکلی شکايات بر اساس شاخص هايی مانند تکريم ارباب رجوع، حضور کارکنان و شفافيت اداری
کاهش زمان رسيدگی به شکايات از چند هفته به حداکثر ۵ ساعت
توليد نقشه حرارتی برای شناسایی لحظه ای نقاط پر شکايت در کشور
مشارکت مردمی در اصلاح عملکرد نهادهای اجرايی بدون دخالت در ماهيت خدمات
امکان ارزیابی دقیق از میزان کارآمدی دستگاه های اجرایی
ایجاد کارنامه مدیریتی از عملکرد مدیران و ارسال به هیات وزیران و رئیس‌جمهور
پذیرش گزارش مردمی به‌عنوان مدرک قانونی و بدون نیاز به مستندات
تذکر به دستگاه مربوطه بلافاصله پس از بررسی شکایت و تخصیص امتیاز عملکرد بلافاصله در پروفایل مدیر
صحت سنجی گزارش‌ها ازطریق فراوانی تماس‌ها وبازرسی‌های محسوس و نامحسوس انجام می‌شود. (حدود ۷۰ مورد بازرسی طی دو ماه گذشته انجام شده )
سلسله مراتب سازمانی:
بر اساس قانون سامانه فواد به طور مستقیم زیر مجموعه بالاترین مقام دستگاه است.
(وزارت عتف به عنوان راهبر ارشد و سازمان امور دانشجویان به عنوان راهبر میانی)
مدت زمان رسیدگی به گزارشات در سامانه فواد:
این سامانه با قید فوریت مشکلات دستگاههای اجرایی رسیدگی را برطرف می‌کند. میانگین رسیدگی در سامانه فواد، 3 ساعت است
اهم موضوعات شکایات وارده به سامانه فواد 128:
1- عدم اطلاع‌رسانی و شفافیت قوانین و مقررات حوزه مربوط به دستگاههای اجرایی
2- شفاف نبودن فرایندها؛
3- دیر باز شدن و زود بسته شدن درهای خدمت؛
4- موکول شدن کار به روزها و هفته‌های آتی بدون دلیل قانونی
5- بحث تکریم ارباب رجوع و رفتار انسانی
6- نبودن همکاران نظام اداری در پشت میز خدمت و عدم تعیین جانشین برای انجام کار خود.
7- ایراد در سامانه ها و تجهیزات اداری
این معیارها به دستگاههای اجرایی ابلاغ شده و مبنای ارزیابی عملکرد آن‌ها قرار می‌گیرد.
فرایند اقدام در سامانه فواد ۱۲۸:
بعد از تماس تلفنی شهروندان با سرشماره ۱۲۸،
سپس با سامانه شاهکار احراز هویت صورت می‌پذیرد؛
مورد شکایت با هفت موضوع بالا تطبیق داده می‌شود؛
کد رهگیری با پیامک به شهروند داده می‌شود؛
موضوع با کد رهگیری به سامانه مرتبط برای دستگاه‌ها ارسال می‌شود؛
دستگاه اصلی باید به هر طریقی (تلفنی یا …) با دستگاه استانی برای پیگیری موضوع هماهنگی کند؛
نتیجه بررسی‌ها با فوریت به شهرونده اطلاع رسانی گردد.
تماس مجدد سامانه فواد با متقاضی مبنی بر میزان رضایت نهایی از دستگاه.
درج موضوع در کارتابل ارزشیابی سازمان و مدیر مربوطه